發布時間：2014-07-11所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 論文摘要：電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統單一的紙質檔案管理的局面，出現了紙質檔案和電子檔案共存的現象。檔案管理基本上實現了計算機輔助管理，但是仍停留在目錄級管理或目錄加檔案掃描件管理。 關鍵詞：電子檔案,安全管理 引言 隨著辦公自
論文摘要：電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統單一的紙質檔案管理的局面，出現了紙質檔案和電子檔案共存的現象。檔案管理基本上實現了計算機輔助管理，但是仍停留在目錄級管理或目錄加檔案掃描件管理。
關鍵詞：電子檔案,安全管理
引言
隨著辦公自動化的發展，電腦、多媒體采集設備和網絡已經深入到我們工作和生活中，檔案的形式也發生了巨大的變化。傳統的紙質檔案，因查閱繁瑣、檢索困難和保存不便，使得電子檔案成為新寵，掃描、拍照設備的日新月異，使得紙質檔案轉換為電子檔案也成為潮流，建立電子檔案，使檔案信息“電子化”或“數字化”成為我們的必經之路。電子檔案除了存儲空間小，檢索查閱方便的特點外，還克服了傳統檔案難保存、易失真的缺點，但電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些安全管理方面的隱患，如何管理好電子檔案，保證電子檔案的安全是我們檔案管理人員所思考的。
一、電子檔案的利弊
電子檔案與傳統檔案相比，其長處有很多。一是電子檔案準確，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄或復制了檔案的準確信息，并借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上;二是其存儲空間小，在一臺配置較高的電腦就可以存儲一個中型的檔案館;三是利用效率高，電子檔案有電腦的管理下，檢索檔案和查閱檔案十分方便，在一些軟件的支持下，還可以對翻拍的“紙質檔案”的內容進行檢索、分析和匯總，大大提高檔案的利用效率。四是不受時空限制，通過網絡可以跨越高山和海洋，對異地的電子檔案進行查閱。
電子檔案比傳統檔案有突出的優勢處，它也有一些自身的不足。一是電子檔案也亦被病毒感染而無法讀取或文件丟失;二是在網上傳輸時，極易泄密;三是現代網絡黑客泛濫，可以侵入檔案管理工作者的電腦，檔案等資料容易被盜取。
二、檔案管理的現狀
電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統單一的紙質檔案管理的局面，出現了紙質檔案和電子檔案共存的現象。檔案管理基本上實現了計算機輔助管理，但是仍停留在目錄級管理或目錄加檔案掃描件管理。我國地域遼闊，各地區經濟發展不同，重視程度不同，導致檔案管理的現狀也各不相同：有的地區軟硬件設施齊備，人員編制充分，素質較高，管理水平也相對較高;而有些地區，檔案必備的設施配置不夠，已有設備也較為落后，管理水平也參差水齊。面對這樣的形式，電子檔案的安全管理工作就顯得尤為重要和緊迫。
三、電子檔案的安全管理
規范化、標準化是進行檔案管理信息化建設一項重要的內容，也是衡量檔案管理工作的現代化水平的一個重要標志。滿足社會發展和利用需求、保證數字檔案信息安全是數字檔案館建設的兩大基本目標，在實現電子檔案建設的社會意義時，要保證數字檔案信息資源的可靠和安全。電子檔案的管理方式也可由紙質檔案的管理方式演變完善而來。電子檔案的管理，包括前期的電子文件的管理和后期的電子檔案的管理。電子檔案由于其全新的特點和運作模式而對新時期的檔案管理注入了新的內容，根據電子檔案的特點更應側重于數據庫和網絡及人員的安全管理。一是注意數據庫的安全管理。電子檔案對軟件設備的依賴性較強，電子檔案必須要求有檔案管理軟件和電子計算機的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。二是注重網絡安全。無孔不入的黑客和防不勝防的病毒卻給我們電子檔案的安全保密工作帶來了隱患，需要對內部網建立網關、防火墻或安裝防病毒軟件來防止黑客及病毒對電子檔案的破壞。三是加強檔案管理人員的安全意識。只有檔案管理工作人員養成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。
電子檔案的管理涉及到法律法規、規章制度、人員、計算機、網絡管理等諸多方面，在滿足利用需要的同時，相應要保證電子檔案的安全，我們要從每一個不安全隱患入手，防范于未然。
結語
建立電子檔案是信息化社會的要求，是檔案工作的大趨勢，電子檔案需求巨大，應用前景也十分廣闊，我們應當在這條路上不斷創新和優化，實現檔案工作的簡易性和穩定性的不斷提高。增強電子檔案安全意識，加強軟件、數據庫和網絡資源化的安全建設，充分利用電子檔案便捷高速的優越性，才能使電子檔案管理更加安全和高效，更好地為各項建設服務。
參考文獻：
[1] 史玉霜.《淺議電子檔案的優越性及科學管理舉措》.檔案與建設，2011年6期.
[2] 田萌.《淺談電子檔案的管理》.法制與社會，2012年11期.
SCISSCIAHCI
