發布時間：2015-04-27所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要
摘要：檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。
關鍵詞：檔案管理,信息化制度,論文刊發
檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。
檔案管理的信息化是檔案事業發展的必然趨勢，是社會發展的必然要求，是科技發展的必然結果，也是一種開放的思想理念和一個綜合的系統工程。信息技術的應用是檔案管理信息化的一個開端。檔案管理信息化的順利實施，須要有資源保障、社會保障、經濟保障、思想保障、法律保障、行政保障和人才保障及其體系的建設和完善。檔案管理信息化系統是一項運用多種學科知識多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程。這項系統工程發展到目前階段，研究探索對系統的協調組織，加強管理和科學決策，是十分必要的。
一、檔案管理信息化的優點
所謂檔案信息化，就是以館(室)藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其優點主要有以下幾點。
(一)、檔案管理信息化使檔案部門擴展和實現利用現代技術為社會提供信息服務能力，加強全社會的檔案意識，也是檔案部門富有現代化氣息。
(二)、檔案管理信息化可節約經費，節省時間。信息成果可多次拷貝，從而改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版不僅需要較多經費，且從文件資料形成到開發二次文獻信息，需較長的時間，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案資源信息化可大大縮短文獻信息加工時間，提高時效性。檔案資源信息化后，編研者可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機加工完成信息加工工作程序，快捷的出版二次信息。
(三)、檔案管理信息化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚處在起步階段，但檔案事業要超前做出對策，是現在的勞動信息化，為將來的“信息高速公路”打下牢固的路基。
二、檔案信息化的現狀
(一)、缺乏相關人才。與信息化高速發展的時代不相適應的是檔案管理隊伍中嚴重缺乏人才。檔案管理信息化需要既懂現代化技術又懂檔案管理的復合型人才。與信息化技術在科研、生產、軍事、教育、政務等領域的應用相比，檔案管理應用的信息化嚴重滯后，其基本原因，是相關人才的缺乏。這與檔案工作歷史上和現實中不被全社會重視有直接的關系。
(二)、缺乏相關軟件。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，檔案界各部門使用的計算機型號不一，軟件互不支持，并且沒有一個既適用于檢索又可用于檔案信息管理的計算機軟件。因此，很難利用電腦完成信息管理工作和快捷的出版信息編研成果，同時也制約了檔案信息電子化的發展。檔案的技術標準、組織工作程序標準沒有從計算機信息處理技術特點和發展考慮，大部分歸檔文件資料是光盤、磁盤。現行的檔案管理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
(三)、缺乏管理規范和標準。實現檔案信息電子化目的在于利用，其實質是記錄方式和載體形式的變換。目前我國還沒有建立一個能達到數據交換的機讀目錄檔案系統。檔案信息系統和網絡建設各行其道，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息系統資源共享的要求，給使用者帶來不便。目前，檔案管理信息化從整體上仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段。然而，檔案管理信息化系統的現狀是檔案標準規范滯后和應用軟件混亂。這些都嚴重影響了系統整體水平及數據庫建設，其中主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分的發揮，檔案標準和規范本身是一個系統工程，是進行檔案資源信息化的重要基礎之一，是不可或缺的必要條件。標準和規范應優先采用國際標準。目前需要注意研究下列幾類情況。一是可用的已有標準，二是需要制定與現有標準配套的標準，三是需要繼續研究和開發的具有前瞻性的、戰略性的標準，四是需要更新的標準。在充分研究的基礎上，根據國際標準和通用的規范，緊密結合現行的檔案管理技術標準和業務規范，逐步推出相關的標準規范，最終形成檔案管理信息化的標準規范體系。
三、檔案管理信息化的未來趨勢
檔案管理信息化是以面向檔案實體保管為重點向以檔案內容的電子化信息管理，并以電子化信息為主要形式向社會提供利用服務為重點的轉變過程。在這一轉變過程中，要運用現代管理思想和技術去裝備檔案部門，以不斷提高檔案管理和利用現代化水平。因此，下列幾點是檔案信息電子化過程中必須解決的問題，也是發展趨勢。
(一)、檔案管理信息化專業人才隊伍的建立。人才是事業的保證。檔案信息化是一項專業性極強的工作，需要有既掌握專業技術又懂檔案管理的人才隊伍作保障。從相關軟件的開發，到檔案內容的信息化處理，再到信息化管理以及向全社會提供服務，各個環節都需要有專業化人才的支撐。所以，檔案管理信息化的第一步就是人才隊伍的建立。目前我國每年由各級院校信息化專業畢業的人才不在少數，但既具備專業技術知識又懂檔案管理的人才似乎不多。所以，就需要檔案管理部門加強培訓，建立隊伍。
(二)、相關法規政策的建立。檔案管理的信息化建立和管理應按照相關標準作為操作準則。只有建立和完善全體檔案工作者都必須遵守的行業規范而且該標準應具有較強的可操作性和科學合理性。只有這樣，才可能在統一的模式下建立檔案的信息化，才能更便于檔案的管理和利用。
(三)、檔案信息系統必將具有超強的信息處理能力，運行系統必將具備穩定可靠的硬件和軟件做支撐�？紤]到檔案具有的獨特性質和不可替代的作用，有些內容可提供給全社會使用，有些則只能在一定范圍或特定部門使用。所以，開發出相應的軟件系統以確保檔案上述特征的體現，也是勢在必行的。
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