發布時間：2021-06-08所屬分類：管理論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：當前，世界范圍內的博物館正處于發展變革的時期，博物館從業者越來越意識到博物館事業的發展需要博物館業務工作者和檔案工作者密切合作。而加強銜接必須以制度化管理為途徑，信息化為手段，人才培養為保障，切實保證檔案工作與業務工作相互促進、穩步
摘要：當前，世界范圍內的博物館正處于發展變革的時期，博物館從業者越來越意識到博物館事業的發展需要博物館業務工作者和檔案工作者密切合作。而加強銜接必須以制度化管理為途徑，信息化為手段，人才培養為保障，切實保證檔案工作與業務工作相互促進、穩步發展。這也是博物館未來重要的發展方式。
關鍵詞：檔案制度化信息化人才建設
博物館是征集、典藏、陳列和研究代表自然和人類文化遺產的實物的場所，是以為社會發展提供學習、教育、服務為目的的非營利的永久性機構。博物館的基礎是藏品，而博物館檔案則是一切藏品展示、研究工作的基礎和記錄。博物館業務工作人員在業務開展過程中要及時詳細地記錄藏品信息，而檔案工作人員要根據業務工作過程中產生的檔案資料的狀況，對其進行收集、整理、歸納、統計、妥善保存并加以利用。為了使博物館的業務工作能得到更好的開展，社會價值得到更好的發揮，必須不斷地加強對博物館檔案工作的管理。博物館檔案管理工作應引入先進的信息技術和專業的技術人才，建立完善的管理制度，提升博物館的管理水平，并利用多種方式展示博物館文化，提高人們對博物館文化的關注度，以實現博物館工作的意義。
一、制度化管理是建立博物館業務工作與檔案工作銜接的根本途徑
博物館的檔案工作建設，在未來的發展中，要堅持將博物館的業務工作作為重點，以向著整體化、精細化管理為目標，以制度化建設為根本。根據不同業務工作的性質，制定完善、先進的管理辦法，使檔案室的資料管理工作更為標準與健全，優化檔案管理服務。當代博物館要建立完善的檔案管理機制，引進先進的檔案管理技術，才能跟上時代發展的腳步，抓住機遇，迎接挑戰。
根據國家《檔案法》中的法律法規要求以及博物館上級部門針對博物館檔案室發展的規定，結合博物館檔案室自身的實際情況，制訂符合業務室和檔案室發展的各個管理環節的嚴格制度，并監督執行。制度的制定管理是多方面的，大小事務都要有相關制度規定，方能將檔案工作更好地完善起來。大的制度包含對檔案資料的收集、整理、鑒別、管理、定期清理核對等，要求檔案管理人員在進行檔案資料交接時，要保持細心、負責的態度，對每個細節都不能放過，發現材料不全的，及時與相關業務部門負責人溝通，能彌補的需要按要求及時補上，盡可能地將資料收集完整，使每種檔案都能達到材料齊全、內容完整、使用方便的要求[1]。對工作已經完成，不按照要求進行檔案遞交的業務工作人員，按照制度的規定，定期索要，保證相關材料不在其他部門積壓。及時歸檔，才能確保檔案資料的真實性、安全性、準確性、完整性，才能在發現檔案材料有遺漏時及時補充。為提高檔案室的工作效率，制定“統一領導、分散建檔、集中備案”的制度，按照此項制度規定，可以將分散的檔案管理工作分配給當事人，當事人按照完整、準確、翔實、規范、標準的整理原則，能清楚地知道檔案資料哪些是完整的，哪些是需要補充的，將檔案資料進行完善，逐步地推進檔案管理理念的現代化和與時俱進，不斷優化檔案管理制度，推進業務標準的精細化、協同化發展，才能最大限度地提高檔案資料的質量，促進博物館事業的整體發展。
二、信息化建設是博物館業務工作與檔案工作銜接的重要手段
電子計算機等信息技術的使用，給博物館的檔案管理和業務工作的開展都帶來新的方式，業務工作開展過程中可以及時地將業務開展的狀況進行記錄、上傳。需要資料的，只需由檔案工作者協助，即可進行查詢。檔案工作者可以利用網絡技術，直接通過電腦網絡來進行一些業務工作中產生的電子檔案信息的收集、整理和傳輸，這樣不僅可以及時地收集資料，進行檔案整理，還能及時補救整理過程中發現的問題。通過這些網絡收集資料，還能使檔案資料在博物館局域網絡的限制下，實現資源共享，可以讓各部門都對資料的狀態提出意見。博物館檔案工作者也漸漸突破了只停留在保管檔案的業務上，還要按照其他部門工作人員的意見，加強對檔案的管理、研究、利用。在依照相應的標準進行檔案管理的同時，加強檔案研究工作，不斷探索，總結檔案管理經驗，提高博物館檔案的利用價值，使藏品資料等業務檔案給人類社會和后輩子孫帶來應有的歷史意義。
相關期刊推薦：《蘭臺世界》是全國中文(檔案學類)核心期刊，是全國檔案期刊中唯一的半月刊。本刊以發表檔案專業理論研究、工作研究文章為主，兼收歷史、圖書、情報等相關專業的文章。本刊分工作版(上半月)和理論版(下半月)。檔案工作版發表的文章側重于檔案實際工作，介紹實際工作經驗，解決檔案工作實際問題以短文為主。也刊登一些國內外檔案工作的新觀點、新做法、新動態、檔案揭密等信息類文章。
目前，博物館雖然在業務工作開展和檔案工作建設中都加入了計算機網絡技術，但對比國外博物館的信息化程度，我國博物館仍需繼續加強信息化建設，力求通過與各業務工作部門建立網絡連接，以便快捷地知道各業務部門的工作進度，需要不需要進行檔案對接等，節省很多催促時間，檔案管理人員可以更加專注于業務研究。通過網絡連接，可以直接了解各業務部門的材料形成狀況，何時進行提交等，根據各部門的材料狀況，制定相關的提醒計劃，以免漏交。網絡化是搞好檔案工作的保證，如果缺少了和檔案材料形成部門的頻繁互動，檔案管理人員無法準確了解檔案資料的狀況[2]，業務部門有沒有新檔案形成等，檔案工作就無法專注地進行，而變成和各部門的交接是第一任務，至于檔案工作做得好不好，則無暇顧及。通過網絡技術，檔案借閱人員可以直接與檔案管理人員溝通，如果在外地的業務工作人員需要一份重要材料，檔案管理人員可以通過網絡直接傳送給他，避免來回的交通浪費時間，提高各部門的工作效率。檔案管理人員應建立整個博物館的網絡化信息管理系統，各業務部門征集、鑒定、陳列展覽、保護/修復等工作，也可以通過網絡技術了解檔案資料的缺失，業務人員在進行業務工作時也能及時補充。與藏品相關的文字、照片、影像資料等，通過網絡可進行內外部的傳遞、存儲、查閱;在需要領導決策時，通過網絡技術可以直接得到領導的批復;檔案資料的信息采集、文件處理等不再受地域和時間的限制，可以高效率地工作。應用先進的計算機處理技術，如光盤檔案、縮微檔案、信息處理等技術，可以對大容量的資料進行整理，減少檔案材料的儲存空間，提高了檔案的傳送速度和調檔速度。
將信息化平臺系統應用到博物館檔案工作建設和業務工作開展的過程中，切實提升業務檔案的管理質量，有效地消除現階段博物館業務檔案管理過程中存在的缺乏統一性、無法有效溝通等問題，避免出現信息孤島，利用平臺對數據權限實施安全性控制，切實提升數據信息的安全性;對于博物館業務檔案內的非結構化數字信息(圖片、影像、三維等)所具有的特征，歸納與整理出非結構化數字檔案由開始錄入至后期管理與使用的規范化程序，不斷完善類似的管理，以此來促進國內檔案管理工作發展[3]。
針對博物館業務檔案實施高效應用，能夠滿足博物館實際應用的業務檔案管理流程與數據規范;引入現代化的信息平臺，對現有業務所形成的檔案實施有效的整理與共享，為實現數據化運行奠定基礎，而且能夠提升其空間，確保更加高效、穩定地運行，發揮其各種功能;在博物館中積極推廣信息化平臺，讓更多的社會大眾了解與熟知文化藏品，學習知識，感受傳統文化的魅力。
三、人才隊伍建設是博物館檔案與業務工作銜接的重要保障
博物館的工作專業性很強，藏品的收集/征集、鑒定、保護/修復、陳列展覽、研究教育等業務工作的開展都是以學術研究為前提的，因此，高水平的業務開展和檔案建設是非常重要的，提高業務和檔案工作管理水平，不僅需要引進高素質的專業檔案管理人才，還需要提升其政治素質、專業素質，加強檔案管理人員的學習能力等方面的培訓。
要想實現檔案管理的標準化、智能化以及協同化，需要有一支專業的檔案管理隊伍來支撐。檔案的管理不是一成不變的，各項制度在逐步完善，信息化技術在逐步深入，為了更好地理解和應用新的制度和信息化技術，檔案管理人員需要不斷強化自身的專業能力。因為博物館是事業單位，以服務社會為主要職能，工作人員還要加強政治教育，提高政治素質、責任感和使命感。在具體管理過程中，相關的從業人員需具有扎實的專業功底，不斷地學習具體的制度與規范，掌握檔案管理中所需要的技能與知識，與時俱進，加強計算機及相關軟件的應用學習，掌握計算機數據分析技術的應用;檔案管理人員要具備較高的職業素質，責任心要強，在工作中保持求真務實、一絲不茍的態度，由于藏品工作的特殊性，要做好藏品的信息不外漏等保密工作。
博物館要定期對檔案管理人員進行培訓，特別是對新進的檔案管理人員或是有新的檔案管理制度出臺，以及新的計算機技術應用的時候，要及時將這些知識傳授給相關人員，提高檔案管理人員的技術水平。讓檔案室的各管理人員，如管理負責人、具體實施人員等，都清楚自己的職責，形成全博物館人員都清楚地了解檔案管理機制。在有新的計算機技術應用時，如果無法進行內部培訓，則需要請專家到館內培訓或者送相關的管理人員參加專門的網絡技術和計算機技術培訓班，進行專業學習。學習完成后，將先進的計算機技術在全博物館檔案室進行分享，切實提升檔案管理的信息化水平，充分利用計算機的優勢。對于管理者而言，同樣要不斷地學習，掌握更多的技能，加強檔案的管理，如有成功的經驗，像使檔案的內容分類科學、流程清晰、檢索方便，最完善的保存藏品檔案資料等方式，應及時分享，這對提升管理人員的綜合素質具有非常重要的意義。
制定更加科學、合理的激勵制度。把檔案工作管理納入綜合目標量化考核范圍內進行年度或半年度考核，根據檔案管理人員的工作狀態、主動性及質量進行考核，對表現優秀的人員實行嘉獎，推動檔案管理人員的整體工作積極性[4]。
將檔案工作作為全博物館的整體工作來進行，博物館的檔案工作涉及各個部門，因此提高各個部門的配合度，甚至在各個部門中發展兼職檔案工作人員，對檔案工作也有積極的推動作用。因為藏品的業務工作歷時較長，各個業務部門在自身的工作中，都需要準備藏品的原始資料，因此要以博物館的管理人員為核心，建立一支博物館檔案工作小組。要強化這支隊伍的檔案管理意識和技術，及時收集工作內容，并與檔案室人員進行溝通，協助開展檔案資料的整理工作，及時提交收集到的檔案資料，而不僅僅依靠檔案管理人員的力量，降低檔案室工作人員的工作強度，使其將重心放在對資料的整理、核對以及規范管理方面，對提高檔案的管理效率和規范度有很好的促進作用。
值得一提的是，博物館檔案工作對專業性的要求極高，但檔案工作冗繁枯燥，工作流程長，獲得成果困難，很多專業素質較高的人員更傾向于投入到其他的業務崗位中，導致檔案管理人員流失嚴重、檔案業務管理無序。這與檔案崗位對于工作人員的專業性要求是矛盾的。要從根本上解決這個問題，還是要從上至下地提高對檔案工作的重視，提高檔案的管理效率和利用率。當檔案被廣泛應用的時候，將更好地服務于業務工作，檔案工作者的積極性也就得以提高，這樣也能有助于檔案工作的開展和推進。——論文作者：趙凱飛
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