科研院所檔案管理創新的途徑與方法

發布時間：2018-09-18所屬分類：管理論文瀏覽：1次

摘 要： 近年來，大多數科研院所積極探索檔案管理創新的途徑與方法，積極探索建立部門全覆蓋、類別檔案管理全覆蓋的新模式，充分整合檔案信息資源，提升了檔案工作的綜合管理水平。科研院所的檔案工作逐步走上了標準化、規范化、信息化的軌道。 1規范化、科學化的檔

　　近年來，大多數科研院所積極探索檔案管理創新的途徑與方法，積極探索建立部門全覆蓋、類別檔案管理全覆蓋的新模式，充分整合檔案信息資源，提升了檔案工作的綜合管理水平�？蒲性核�的檔案工作逐步走上了標準化、規范化、信息化的軌道。
 

　　1規范化、科學化的檔案管理，是科研院所必須做好的一項基礎性工作

　　當今世界已進入知識經濟和信息時代，信息已成為比資本更為重要的戰略資源。檔案管理工作作為信息業的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為科研院所科研等活動的真實記錄，作為與科研院所同步發展的無形資產，在科研院所管理等方面正積極地發揮重要作用。

　　在科研院所發展的同時，檔案工作不被削弱，建立一套適應本院所業務特點、體現院所規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不滯后于科研院所發展速度，全面地記錄和反映院所建立、建設和發展的歷史過程，是檔案管理的重要組成部分和必須做好的一項基礎性工作，是一項緊迫的任務。這將為院所各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險，提高院所的市場競爭力、推動院所持續發展起重要作用，也是衡量院所管理水平的重要標志。

　　2檔案管理模式上集中統一，實體分部門保管利用是檔案管理工作的發展方向

　　檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用。但結合科研院所具體實際情況來看，有一些傳統做法似乎不能適應當前院所發展的需要，必須進行創新。其中，包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統計和利用六個環節和一些具體的操作手段的革新。

　　科研院所的科研項目一旦研究成功，就將享有知識產權，其有關的文件、報表、合同管理是絕對機密，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，科研院所組織機構眾多，涉及院所業務拓展、專項研究、會議公關活動等方方面面，這些部門承擔的大量繁重的業務支撐工作。

　　檔案管理也要符合這一特點，要加強對知識產權檔案和涉及商業秘密檔案的管理，確定院所檔案文件材料的歸檔范圍，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環節，在模式上集中統一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。

　　在模式上集中統一，即要求院所各部門所保管的檔案要相對集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。同時，各部門都要復制一套目錄交檔案部門備份保存，也就是我們常說的目錄移交，這樣會更清楚地整體記錄院所發展和業務管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規范，有規可循，有目可查。

　　3認真研究檔案工作中遇到的新情況、新問題，完善檔案管理制度，加強檔案管理的規范化建設

　　為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度。有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。完善檔案工作制度管理應該包含三個方面內容：一是將檔案管理制度正式納入科研院所管理制度，明確管理檔案的部門或人員。二是建立健全院所檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。三是檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入科研院所管理運行程序，從而切實把院所檔案管理納入制度化軌道。比如，確定分管領導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協調工作和檔案的收集和整理工作。

　　各部門指定人員為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統計、移交等工作，業務上受院所檔案人員的監督、指導。檔案管理人員平時要認真做好收集、整理、管理工作，做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理并經常檢查;整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。

　　要將檔案管理工作納入院所業務管理程序，納入院所各業務部門、職能部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。