發布時間：2022-04-06所屬分類：計算機職稱論文瀏覽：1次
摘 要： 摘 要: 隨著我國正處于全面深化改革的重要階段，企業合理應用高效的辦公自動化系統( OAS) ，將員工從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，可整體提高企業辦事的工作效率和對信息的可控性。鑒于近年來辦公自動化在企業中的發展，通過對國內各類企業辦公自動
摘 要: 隨著我國正處于全面深化改革的重要階段，企業合理應用高效的辦公自動化系統( OAS) ，將員工從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來從事核心事務，可整體提高企業辦事的工作效率和對信息的可控性。鑒于近年來辦公自動化在企業中的發展，通過對國內各類企業辦公自動化系統計算機技術的對比研究，本文旨在分析辦公自動化在企業中的常用功能，探究 Lotus Domino、MVC 架構、B /S 模式的技術應用。并且展望企業辦公自動化系統結合智能化計算機技術在的安全性、實用性的方向。
關鍵詞: 辦公自動化; 計算機技術; 智能化; 實用性;
0 引言
計算機處理技術在當前社會的生產生活中扮演著越來越重要的角色，它的存在大大減少了人們的勞動量，另一方面，辦公效率作為企業發展的重要因素，有時甚至決定了企業的經營業績，需要進一步提高。因此，將計算機信息處理機制與辦公自動化有機的結合起來就顯得尤為重要，這樣一來，可以大大提高企業辦公效率，有利于企業的長期發展。
1 辦公自動化的內涵
辦公自動化( OA) 是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式[1]。作為目前新的辦公方式，計算機辦公自動化技術的出現和應用逐漸受到越來越多的認可和關注。目前，對于辦公自動化并沒有明確的定義，寬泛地說，凡是在傳統辦公室中采用的各種新技術、新機器以及新設備從事辦公業務，理論上說都屬于辦公自動化的領域。通過辦公自動化的方式，或者說實現數字化辦公，可以優化企業內部的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增強協同辦公的能力，強化決策的一致性。
2 辦公室自動化的系統功能
作為一種新型辦公方式，將計算機技術與辦公自動化有機的結合起來，辦公自動化有著自己獨特的系統功能[7]，在此系統中，計算機技術起到了至關重要的作用。該系統主要包含六個方面的功能[3]，即文字處理、文件管理、行政管理、信息交流、決策支持和圖像處理[15]。這六個方面各自有著自己獨特的用處。
2. 1 文字處理
在企業內部，辦公業務中工作量最大的工作就是文字處理，其中包含對文件進行編輯、排版、存儲、打印以及文字識別等功能，在此過程中，涉及到了文件的輸入、編輯、修改、合成、生成、存儲、打印、復制及印刷。通常使用到的設備有文字處理機、智能復印機和電子照排輕印刷設備等[5]。
2. 2 文件管理
包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或者專用的分布式關系數據庫系統來實現[2][4]。尤其針對企業內部的機密文件，其安全性顯得尤為重要，因此需要將強網絡系統的安全性，采取加密處理，根據機密等級的不同，可以將訪問權限進行相應的劃分，以此來確保企業核心文件的絕對安全性。
2. 3 行政管理
包括圖標生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等，主要依靠計算機的圖形系統、數據庫和各種應用軟件來實現[9]。此功能可以大大減輕企業部分部門的工作壓力，更有助于部門做出更加科學合理的決策[11]。
2. 4 信息交流
辦公自動化( OA) 系統主要通過電子郵件和電子會議等方式進行信息交流，已經從當初的采用電話網、用戶電報網、計算機網發展到現在的綜合業務數字網。通過綜合業務數字網，使得企業內部的信息交流更加簡單快捷，可大大提高辦公效率[10]。
2. 5 決策支持
OA 系統還配置了更加智能的決策系統，例如決策支持系統( DSS) 和群體決策支持系統( GDSS) 。所謂的 DSS，指的是一種以計算機為工具，應用決策科學及有關學科的理論與方法，以人機交互的方式輔助決策者解決半結構化和非結構化決策問題的信息系統。至于 GDSS，簡單的來說，也是一種交互式信息系統，可以供一組共同負責決策的人使用，他們可以通過該系統，按照一定的手續和規則，共同解決問題。針對兩種決策系統，群體越大，其效果越明顯，因此，對于大型企業來說是必要的。
2. 6 圖像處理
包括用光學字符閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機，用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。有的 OA 系統配置了圖像處理系統，它具有圖像識別、增強、壓縮和復原等功能。
3 計算機技術在辦公自動化的應用
隨著計算機網絡的普及，其應用范圍已經觸及到各行各業，對于企業內部辦公來說，當然也不例外，尤其是大型企業，企業內部的事務復雜，人口眾多，如果無法有效的將這些繁瑣的事務聯系起來，將導致工作效率的嚴重下降，甚至會出現企業內部混亂不堪，決策失誤等各種問題，因此在辦公自動化中，計算機的信息處理能力就顯得尤為重要。接下來，我們將討論辦公自動化中計算機技術應用的類型及層次[3]。
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辦公自動化可以分為辦公自動化軟件以及辦公自動化系統兩大類，其中 OA 軟件包括: 微軟的 Microsoft Office 軟 件 ( 如 Word、Excel、PowerPoint、Access) 、金山的 WPS、IBM 公司的 Lotus 系統、OCR 漢字識別軟件、IBM 語音識別錄入軟件、eJHWR 手寫輸入系統及 MSExchange 消息系統等。
企業 OA 系統的應用主要在辦理事務方面、企業管理方面和分析決策三個方面。處理指定機構內辦公室所做的基本事務活動，是辦理事務方面的 OA 系統主要面對的問題，其中包括信息的收發、流轉、分類、共享、學習、歸檔等內容，如文字處理、文檔管理、電子報表、電子郵件、電子日程管理，文檔的整理、分類歸檔、檢索等。企業管理方面辦公系統包含業務管理功能，是企業 OA 系統和支持職能管理活動的管理信息系統的結合。OA 系統分析決策方面包括決策支持功能，是在管理型辦公系統的基礎上再加上決策支持系統而構成，除具備前述的功能外，還具備對業務數據進行分析、測評等決策支持的功能。下文將列舉辦公自動化在企業 OA 系統中所應用的技術。
3. 1 應用技術
3. 1. 1 Lotus 軟件
OA 技術主要有三種常用技術。第一種已經成為國內常用 OA 系統標準的 Lotus Domino / Notes 平臺。目前 Lotus 主要應用在國有四大銀行、大型國有企業。其原因在于 Domino /Notes 是一個集郵件系統、文檔數據庫、動態 Web 信息發布、可視化集成開發環境于一體的基礎平臺，適合處理辦公協作流程中產生的非結構化文檔信息，并可以利用靈活的郵件機制在人、部門之間傳遞文檔。在早期的辦公自動化系統開發過程中，大多會以 SOA 框架為基礎，在系統設計階段，用戶交互界面會采用面向對象的建模語言，如 UML; 存儲數據關系會采用 SQL SERVER 數據庫來進行操作; 系統的前臺界面會采用 ASP.NET 技術進行優化， AJAX 技術進行增強內外交流; 在解決工作業務的過程中，也會采用工作流技術。而 Lotus Domino /Notes 平臺能脫穎而出的原因，在于 Lotus Notes 客戶端，屬于 windows 軟件，目前也有基于 mac 操作系統的客戶端軟件，和 GUI 實現功能一樣，完成用戶登陸及應用訪問。在 Lotus Domino 服務器端會提供眾多服務，比如 LDAP /HTTP /POP3 /SMTP /等，提供應用程序訪問環境和 IIS /TOMCAT /JBOSS /WEBLOGIC 一樣提供服務。其次 Lotus Domino Administrator 管理端提供管理的客戶端，包括對服務器、用戶注冊等管理、配置。數據存儲技術，NSF 數據庫是 Domino 是基于文檔型的數據庫結構，和關系型數據庫不同，在 Domino 應用程序中是一組 NSF 數據庫組成，數據和設計( 代碼) 集中。NTF 是 Domino 模板數據庫，提供設計模板，可以通過模板創建 NSF 數據庫，數據庫繼承 NTF 模板數據庫所有設計。而表單和視圖方面，屬于 Domino 最主要的設計元素，表單提供文檔的邏輯數據結構，可以理解為 ASP 或 JSP 的 FORM。視圖是用來展示文檔信息的，可以理解為 SQL 數據庫通過 SQL 語句顯示出來的結果數據。數據庫訪問 7 級可以詳細分為安全級別，不能存取者、存取者，讀者、作者、編輯者、設計者、管理者。從安全性角度出發，其安全級別很高，從網絡、服務器( Domino 應用服務器) 、個人、群組、目錄、數據庫、文檔、表單、視圖、區段、域提供從上到下的安全級別，支持 SSL /CA 等數字安全認證。
3. 1. 2 MVC 架構
MVC( Model /View /Controller) 架構并不是一種新興技 術，它 是 Xerox PARC 在 80 年代為編程語言 Smalltalk-80 發明的一種軟件設計模式，近幾年作為 J2EE 平臺的設計模式，并且備受 OA 系統采用。簡單來說，MVC 的工作過程，首先控制器接收用戶的請求，并決定應該調用哪個模型來進行處理，然后模型用業務邏輯來處理用戶的請求并返回數據，最后控制器用相應的視圖格式化模型返回的數據，并通過表示層呈現給用戶。MVC 模式的目的是實現一種動態的程序設計，使后續對程序的修改和擴展簡化，并且使程序某一部分的重復利用成為可能。除此之外，此模式通過對復雜度的簡化，使程序結構更加直觀。軟件系統通過對自身基本部份分離的同時也賦予了各個基本部分應有的功能。華天 OA 系統比傳統的 MVC 更進一步，界面層沒有一行程序代碼。不象傳統的 JAVA 程序，前端是 JSP，后端是 Java Bean。實現了界面層與控制層的完全分離，用戶即使不懂程序開發也能更改界面。例如華天 OA 系統前端沒有一行 JAVA 和 JSP 代碼，是純 HTML 和文本文件。對于 OA 系統的直接效果就在于界面的改動將異常簡單。
3. 1. 3 B /S 模式
第三個較有代表性的技術方向就是采用瀏覽器/ 服務器模式( B /S 模式) 。B /S 模式或架構，是 Web 服務器出現后的一種網絡結構模型，是從傳統的 C /S ( 客戶機/服務器) 發展起來的一種計算方法。B /S 模式將服務器端分解成應用服務器和多個數據庫服務器，簡化客戶端，將客戶端的計算功能移至 Web 服務器，在瀏覽器中僅使用其表示功能，所以也將 B /S 也被稱為三層 C /S 架構。第一層是瀏覽器( 即客戶端) 只有簡單的輸入輸出功能，處理極少部分的事務邏輯。由于客戶不需要安裝客戶端，只要有瀏覽器就能上網瀏覽，所以它面向的是大范圍的用戶，所以界面設計得比較簡單，通用。第二層是 WEB 服務器，扮演著信息傳送的角色。當用戶想要訪問數據庫時，就會首先向 WEB 服務器發送請求，WEB 服務器統一請求后會向數據庫服務器發送訪問數據庫的請求，這個請求是以 SQL 語句實現的。第三層是數據庫服務器，它存放著大量的數據。當數據庫服務器收到了 WEB 服務器的請求后，會對 SQL 語句進行處理，并將返回的結果發送給 WEB 服務器，接下來，WEB 服務器將收到的數據結果轉換為 HTML 文本形式發送給瀏覽器。所以 B /S 模式之所以能長期在 OA 領域，正是其簡明、移用的特點所起的主要作用。例如現今高校中所用的大多辦公自動系統，大都是由企業外包架設，所用正是 B /S 模式。
3. 2 特征
3. 2. 1 邏輯結構互不干擾
下面，我們來簡單介紹下辦公自動化中計算機技術應用的特點。首先，計算機技術具有邏輯結構不會相互干擾，比人力更加智能。傳統的人力辦公，獲取信息分為兩步: 先從辦公的數據庫里調出使用，再采用專門的軟件進行信息處理。在此過程中，就會出現兩個方面的問題，第一速度慢，第二如果軟件和數據庫同時工作的話，很容易出現數據紊亂的情況，從而導致導出的數據不完整，甚至會出現亂碼的情況。這樣一來，嚴重影響了正常辦公的進度，對公司的利益也不利。因此，采用計算機的邏輯結構，就可以使得數據與數據之間相互獨立，互不影響，從而有效地保障了處理出來的數據的準確性。
3. 2. 2 數據庫自動更新
在我們使用辦公自動化來進行企業的日常工作時，會經常使用計算機來調出數據庫和各種數據[2]，也許出于工作的需要，當同一用戶需要在不同的計算機或不同的地區登陸使用過的企業數據庫時，就要求數據庫的內容可以進行異地的同步更新，要想實現此功能，就離不開我們所說的計算機應用，這樣，就可以保證遠距離工作的效率，不受時間和空間的限制。
3. 2. 3 增強安全性
在辦公自動化的全過程中，最主要的問題就是安全性的問題了，這是整個辦公自動化最核心，也是最基本的問題。為了保證安全性，通過計算機技術，我們可以采用以下措施: 首先就是對機密數據進行加密保護，對于要求安全性極高的文件，將其設置成重點保護的文件，并進行數據加密，針對對于非法訪問的操作，該措施就會起到保護作用。其次，還要對文件進行授權操作，設置訪問權限，實行動態的監控，確保萬無一失。最后，還可以啟動防火墻，這也是最為常見的一種保護方式，對信息進行過濾和掃描，進而有效阻止了各類病毒的侵入，保證了計算機的安全。比如在 B /S 模式中，安全性就是飽受爭議的關注點。所用的解決方法就是使用安全端開發的插件，需要在用戶的干預下安裝插件，銀行辦公軟件中最為常見。
4 未來的發展前景
從長遠的發展來看，OA 系統技術的發展將向智能化、系統化、移動化和高速化的方向發展。OA 系統也將與各行各業緊密結合起來[6，8，12-15]。其發展速度必將影響企業的發展進程[4]。OA 系統智能化的發展表現在與人工智能、大數據以及云計算的應用，辦公自動化將迎來全新的工作方式，更多的人機互動將成為一種常態。OA 系統化將會表現在更加全面、多變的交互方式以及交互界面，更加完整的事務、管理、決策方面的應用。移動化與高速化的 OA 系統近些年已經有了巨大的發展與突破，移動化不單指移動端的 OA 系統開發與使用，也與無線、高效、便捷相結合。因此，需要將與時俱進的計算機技術與辦公自動化系統完美融合[10]，提高 OA 系統的整體性能，以滿足越來越復雜的數據處理問題。
5 結論
綜上所述，辦公自動化已經滲透到各行各業，在使用原有技術、框架的基礎上，將新型計算機技術應用到辦公自動化中也是十分必要的，利用計算機技術的精準與迅速的特性，實現完善的價值信息管理，將更大的提高辦公系統的工作效率，協助企業更快的發展。但是，由于網絡的復雜性，還是存在一定的安全漏洞，因此，在將計算機的技術應用于辦公自動化的同時，還需進一步重視安全性的問題，避免辦公信息的泄漏甚至丟失，通過不斷改善辦公自動化的技術，提升辦公自動化系統的完整性實用性，為企業的發展做出更有效的保障。——論文作者：王海青
參 考 文 獻
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