發布時間：2018-08-24所屬分類：科技論文瀏覽：1次
摘 要： 摘要：自廣東省開始建設高速公路以來，檔案管理經歷了從原始的純紙質管理，和近10年來的電子、紙質文件同時歸檔的雙套制管理兩種模式。純紙質不便管理和利用，雙套制既造成重復歸檔，浪費大量人力、物力，還制約了無紙化辦公和電子政務建設的發展。突破傳統
摘要：自廣東省開始建設高速公路以來，檔案管理經歷了從原始的純紙質管理，和近10年來的電子、紙質文件同時歸檔的“雙套制”管理兩種模式。純紙質不便管理和利用，“雙套制”既造成重復歸檔，浪費大量人力、物力，還制約了無紙化辦公和電子政務建設的發展。突破傳統模式，為利用提供便捷快速和安全，已成為檔案行業亟需解決的問題。以廣東省高速公路項目檔案管理為例，展開電子檔案“單軌制”可行性分析。
關鍵詞：高速公路,檔案電子,單軌制,可行性分析
0引言
近年來，大數據時代及“互聯網+”工作模式的到來，使檔案管理工作受到巨大沖擊，信息化管理占據主要地位，但由于各種因素困擾，目前仍未能完全替代傳統模式。雖然陸續有機構對檔案“單套制”“單軌制”進行研究，但目前仍未有符合國家標準的電子檔案“單軌制”。
2015年，廣東省交通運輸廳組織有關單位開展的“交通工程項目電子檔案標準及系統”研究通過驗收，明確部分采用計算機管理的電子文件經系統化整理后可直接成為檔案，但最終仍需采用“雙套制”模式(紙質與電子并存，采用電子簽名的電子文件整理后仍需按要求打印并編制)。
業界普遍認為紙質檔案的原真性、持久性為電子檔案所不及，但電子檔案的實用性、儲容性也是紙質檔案所不及。信息技術日益更新的時代，隨著國家政策法規保障、技術難點攻關和管理服務創新的發展，逐步實施電子檔案“單軌制”將成為未來檔案工作的必然趨勢。
1電子檔案單軌制的定義
國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中對單套制、單軌制的定義為：“單套制”是將電子文件管理嵌入到文件形成、運轉、管理、利用中;“單軌制”即不再生成紙質檔案，從辦公系統、業務管理系統中原生的、有保存價值的電子文件，僅以電子方式保存，不再生成紙質檔案。電子檔案文件的生成、運轉全業務流程均采用電子化模式。
2電子檔案單軌制現狀背景
目前，省內高速公路項目普遍采用“雙套制”管理。高速公路項目檔案種類多、形成復雜、量大、保存周期長，對于檔案管理而言，任務是繁重的。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確提出“加快提升電子檔案管理。制訂和完善信用、交通、醫療等相關領域的電子數據歸檔和電子檔案管理的標準和規范;在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點”。目前電子檔案“單套制”管理已經在上海自貿區開展實踐。
2015年，在上海市檔案局指導下，自貿區開展了電子檔案“單套制”管理試點，并逐步在自貿區范圍內全面推廣，取得了良好成效，為提高管理效率和政務建設起到了積極促進作用。此外，珠海市檔案局借助廣東省首個“全國示范數字檔案館”的創新優勢，率先開展電子檔案“單套制”“單軌制”試點工作，在線接收了珠海市工商局2016年以前的各類商事登記原生電子檔案120余萬件，在“單套制”“單軌制”試點層面取得了一定的突破。
3廣東省高速公路項目實施單軌制管理的必要性
3.1高速公路建設行業的標桿意義
根據《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中“到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”發展目標，加快提升電子檔案管理水平及加快檔案信息資源共享服務平臺建設。高速公路項目檔案具有種類多、管理分散、利用頻繁等特點，建立一套有針對性的電子檔案單軌制管理體系和技術支撐平臺，將對高速公路項目的運營管理、資源開發等方面產生重大的促進作用。
3.2廣東省在檔案管理新模式的創新意義
電子檔案單軌制管理模式的創立，是在國家法制保障下主動創新的結果，著眼解決電子文件歸檔和電子檔案管理的共性問題，對目前省內高速公路項目的傳統檔案管理具有翻天覆地的創新意義。
3.3檔案管理技術的實踐意義
計算機信息系統在交通建設項目中的廣泛使用，產生了大量的電子文件。由于電子檔案的長期保存技術措施不到位，檔案的安全與有效性難以保證。單軌制的創新應用，將通過創新的管理方式和信息技術，解決“雙套制”管理模式弊端，促進無紙化辦公和電子檔案建設的發展。
4高速公路項目實施電子檔案單軌制的可行性
(1)“單軌制”管理模式成功實踐和可行性。
前述提到，電子檔案“單套制”已經在上海自貿區開展實踐，并取得了良好的效果。自貿區電子檔案“單套制”的成功實施，為單套制、單軌制電子檔案實施提供了經驗。
(2)“單軌制”實施的技術可行性。
隨著信息化技術的發展，檔案信息的采集與處理、存儲與檢索等技術已得到極大的發展。目前，國家已出臺部分電子檔案技術保障數據標準，如《DA/T47—2009版式電子文件長期保存格式需求》《DA/T48—2009基于XML的電子文件封裝規范》《DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等對電子檔案基礎要求進行了明確規范。在實施過程中通過數據加密、數據簽名等方式實現安全使用。在技術架構上，采用先進的數據庫支持和管理系統，實現檔案的分布式存儲和高并發訪問。
(3)“單軌制”實施的經濟可行性。
實施電子檔案單軌制，減少重復工作、減少紙質檔案存儲物理空間，大大提高檔案工作效率和資源使用。以省內高速公路建設項目為例，100km將產生45萬頁左右的紙質檔案，光紙張費用需要近50萬元，還需要建設至少200m2的庫房來集中保管，庫房內還需配備滿足十防要求的各種設施設備，費用是非�？捎^的。
5高速公路電子檔案單軌制實施架構設想
(1)建立可操作的前端業務系統單軌制實施規劃。
單軌制檔案管理系統的建設，需要對檔案來源的各個應用系統進行實施規劃。著重解決流轉過程中減少紙質文件的介入、保證電子簽章的永久效力等問題，實現文件隨辦隨歸，檔案管理同步嵌入到電子檔案的整個周期。
(2)建立完善的檔案管理機制。
建立電子檔案管理辦法和實施細則，結合工作實際，提前下達統一要求，嚴格業務部門在電子文件收集整編和存放、利用等過程管控，規范各項日常操作，確保檔案形成的及時性、有效性和規范性。
(3)配備完善的硬件服務系統。
采用客戶/服務器體系結構的多用戶網絡環境，與全公司網絡相連接，形成一個既相對封閉又緊密聯系的局域網支行環境。該環境可分為四個組成部分：計算機設備、輸入設備、存儲設備、輸出設備。
(4)建立完善的電子檔案管理系統。
主要包括單軌制檔案管理系統、單套制檔案永久化系統、電子檔案信息支撐平臺。檔案管理系統主要包括數據采集管理、綜合檢索、安全維護、利用系統等。在業務上覆蓋檔案類別管理、收集鑒定、編研利用等。檔案永久化系統主要包括檔案永久性存放的硬件設施和監測設備;檔案信息支撐平臺主要包括電子檔案的服務器環境、熱備份環境，大容量文檔存儲、檢索和認證平臺。
6實施電子檔案單軌制存在問題及建議
(1)對傳統管理模式的依賴與新模式的沖突。
長久以來，人們對“雙套制”管理產生了強烈依賴，反之又造成了對電子檔案的不信任，以致在工作中不愿意全力配合電子檔案管理技術的應用。推行“單軌制”管理，首先要扭轉觀念，真正認識檔案工作信息化建設的必要性，在軟、硬件的基礎建設和規范落實上做好鋪設，才能推動單軌制的順暢實施。
(2)電子文件歸檔流程設計不規范，及時性、有效性、規范性不能保證。
電子文件收集歸檔工作起于文件形成階段，實施電子檔案單軌制，要求計算機用戶必須按照“前端控制”“全程管理”理念，但由于意識及習慣影響，容易造成歸檔結果的不理想。針對上述可能現象，可通過以下手段規范：一是制訂完善的歸檔制度，編制操作手冊，明確流程要求;二是制定專項措施，落實責任，建立面向用戶的采集、管理等全過程管控制度，并宣傳推廣到每一環境;三是建立可執行的監督檢查機制，由業務部門實施全過程跟蹤和指導。四是加大交底培訓，及時規范流程工作。
(3)電子檔案的安全可抗性受質疑。
計算機網絡安全即是電子檔案的安全。隨著信息交流手段的快速增加和資源共享需求，病毒、黑客，隨時都在窺覷電子檔案留下的漏洞。做好安全防護是實施電子檔案單軌制的必要前提，網絡和計算機設備等硬件系統的布置，須充分考慮電子檔案系統的安全應急措施管理。同時還需重點加強安全的人為防范。嚴格執行安全管理規定，把人為因素降到最低。隨時記錄與系統安全有關的敏感事件，便于及時發現、調查分析及事后追查，為電子檔案提供良好的安全運作環境。
(4)熟悉檔案和精通計算機管理的人才欠缺。
培養既熟悉檔案業務工作又精通計算機專業知識的復合型人才是目前檔案部門的當務之急。在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招聘、送出去深造等渠道，培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才。
7結語
目前，真正符合國家標準的電子檔案單軌制雖然還處在摸索和試驗階段，但已是未來檔案工作的必然趨勢，同時還需要長期的改進。樹立明確的“檔案+大數據”概念，逐漸擺脫檔案“信息孤島”的困擾，在“數據跑路”中定位良好的檔案管理工作。
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